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Todo lo que necesitas saber sobre los eventos híbridos

19/11/2021 | PGR

Los eventos híbridos son eventos donde se combinan componentes típicos de los eventos presenciales con los de los eventos virtuales, es decir, algunos eventos pueden tener lugar físico, pero puede darse el caso que uno o varios ponentes se encuentren en un lugar distinto. Asimismo, consideramos híbrido un evento que se produzca en un lugar físico y los participantes lo sigan de forma online.

 

En este último año, las empresas hemos necesitado hacer un esfuerzo de creatividad para ampliar nuestros horizontes y buscar nuevas formas de globalizarnos mientras las personas han visto su movilidad restringida.

 

Los eventos híbridos nos ofrecen la posibilidad de conectar y reunir a personas de todo el mundo. Si bien muchos países están en proceso de vacunar a su población, la recuperación de la normalidad y el fin de las restricciones se mueven a distintas velocidades.

 

Los eventos híbridos pueden cerrar esta brecha entre las empresas, los asistentes y los oponentes, independientemente de dónde se encuentren.

 

¿Cómo organizar un evento híbrido?

 

La organización de los eventos híbridos conlleva mayor dificultad que la de los eventos presenciales o virtuales, ya que estos eventos combinan elementos de ambos. Aun así, su preparación requiere una experiencia específica, por lo que, si no se puedes disponer de una agencia externa especializada como PGR, es aconsejable encargar a alguien que se encargue del evento presencial y a otro que lidere la sección del evento virtual.

Veamos ahora los puntos a tener en cuenta para la organización de un evento híbrido:

 

Antes del evento

  • Establece los objetivos a lograr con el evento
  • Describe el perfil del participante ideal
  • Crea contenido relevante para los participantes
  • Escoge el espacio para la parte presencial del evento con criterios de comodidad
  • Escoge la plataforma tecnológica para la parte virtual del evento que mejor se ajuste a tus necesidades y a las de los participantes
  • Destina un presupuesto razonable
  • Piensa en cómo tus partners y/o sponsors pueden contribuir a financiar el evento
  • Escoge una fecha
  • Plantéate ofrecer formación a ponentes y participantes sobre la plataforma tecnológica
  • Prepara tutoriales y un equipo de atención técnica para el día del evento
  • Elabora y ejecuta el plan de comunicación y marketing del evento
  • Pon en marcha un sistema de registro fácil y claro para los participantes

El día del evento

  • La atención exquisita al participante en los eventos es vital, ya que muchos de sus asistentes pueden no estar familiarizados con los elementos virtuales de los eventos híbridos. Dales la bienvenida y ofrecerles la ayuda que puedan necesitar en el evento
  • Anima a tus asistentes a interactuar entre sí y con los ponentes. El nivel de interacción es una de las principales métricas para medir el éxito de un evento
  • Graba tus sesiones virtuales para que los asistentes puedan acceder on demand al contenido exclusivo. Además, podrás ofrecer este contenido a tus potenciales clientes que el día del evento no tuvieron disponibilidad.

Después del evento

  • Agradece a los asistentes su participación
  • Contacta a las personas registradas que no asistieron para ofrecerles el contenido grabado
  • Analiza los datos sobre participación de los asistentes para medir el grado de éxito del evento y sacar conclusiones prácticas de mejora para el siguiente
  • Haz seguimiento a los participantes, pregúntales sobre su grado de satisfacción a cerca del tipo de evento

Pasos para presupuestar un evento híbrido

 

El presupuesto de un evento es una estimación de los gastos e ingresos asociados con tu evento. Su creación puede parecer una tarea tediosa, pero sin duda es imprescindible. Un presupuesto realista y ajustado te ayudará a mantener los gastos bajo control, a saber lo que está dentro de tus posibilidades y a respaldar todas tus decisiones.

 

Por otro lado, te permitirá tener una imagen real del retorno de tu inversión mediante el analisis de los KPI’s que hayas podido establecer, lo que es crucial para la presentación de informes posteriores al evento a los ejecutivos de la alta dirección.

 

Establece los objetivos del evento

Pregúntate si tu evento debe servirle para generar oportunidades de negocio, para formar a los participantes sobre tus productos y servicios, para generar oportunidades de networking, o para las tres cosas a la vez.

 

Investiga sobre los eventos de tu sector

Antes de tomar decisiones sobre invertir en una cosa u otra, compara precios y mira qué está haciendo tu competencia. Analiza los resultados de otros eventos y si tienes dudas, contacta con un organizador profesional para compartir sus experiencias y evitar sobrecostes.

Comparte un primer borrador de presupuesto

Da a conocer su presupuesto al equipo que vas a tener que poner en marcha el evento y los comerciales con total transparencia. Escucha sus opiniones y prioriza los aspectos esenciales para ellos. No solo obtendrás información valiosa y veraz, sino que además conseguirás un mayor grado de compromiso.

Detalle el presupuesto

Una vez aprobado el primer borrador, especifique cada detalle. Realice un seguimiento regular de lo presupuestado y los costes reales para estar al tanto de cualquier desviación. Asegúrese de compartir esta información con las partes interesadas durante todo el proceso.

Dispón de un plan B

A nadie le gustan las sorpresas a la hora de ejecutar lo presupuestado, pero muy a menudo, las cosas cambian. Planifica distintas opciones para cubrir los mismos objetivos planteados y reserva un 10% de los fondos para contingencias.

Incluye una estimación de los ingresos

No solo debes tener en cuenta los ingresos directos como la venta de esponsorizaciones y registros (si son de pago), sino también los indirectos. Plantéate como un ingreso el coste de alcanzar cada uno de tus objetivos por otros medios que no sea un evento.

Analiza el ROI del evento

Una vez finalizado el evento, repasa el presupuesto y aplica cada gasto a su KPI correspondiente. Haciéndolo, verás dónde se invirtió en exceso, donde hay margen de ahorro y dónde podrías haber conseguido mayores ingresos.

Tipos de eventos híbridos

Ferias

Existen multitud de plataformas tecnológicas que permiten a las empresas disponer de un espacio virtual parecido a un stand, donde los asistentes pueden echar un vistazo a tu oferta comercial, a la atención en directo y a la obtención de documentación valiosa. Los eventos híbridos que simulan ferias comerciales permiten ofrecer una variedad más amplia de productos y servicios sin las limitaciones de un stand físico y un ahorro importantísimo en logística, desplazamientos y staff necesario.

Conferencias

Las conferencias virtuales nos permiten llegar a mucha más gente y a la vez disponer de ponentes más diversos y relevantes ya que nadie está limitado por restricciones de movilidad.

Lanzamientos de productos

La tecnología y los eventos híbridos se han erigido como la mejor alternativa para el lanzamiento de productos. Las plataformas virtuales nos permiten mostrar las características de nuestros productos o servicios mediante expertos que realizan pruebas y demostraciones en vivo.

Ejemplos de eventos híbridos

Apple

Apple lleva un tiempo liderando el grupo de eventos híbridos, incluso desde antes de la pandemia y ya no nos sorprende. La compañía de la manzana mordida ha utilizado los eventos híbridos para realizar demostraciones de productos a millones de fanáticos en todo el mundo. Con los mejores expertos del sector, sus ponentes suelen presentar información sobre sus productos mientras generan contenidos online virales.

Twitch

La plataforma de streaming online, Twitch, organiza su TwitchCon anual. El evento atrae a millones de usuarios ya que presenta música en vivo retransmitida a través de su propia plataforma. Los asistentes pueden iniciar sesión desde cualquier lugar y compartir la experiencia sin estar físicamente allí.

HubSpot

La conferencia de 3 días de HubSpot, Inbound, es un espacio donde todo tipo de profesionales se reúnen para compartir conocimiento sobre cómo comercializar su negocio y su marca. Hubspot ofrece el evento bajo demanda, una de las principales ventajas que ofrecen los eventos híbridos, ya que los asistentes pueden ver el evento cuando y desde donde les convenga. Además, al ser un evento muy exclusivo y de difícil acceso, facilita que los participantes compartan el contenido con los miembros de su equipo interesados que antes no podían asistir.

Los eventos híbridos han llegado para quedarse8

En nuestra opinión, las ventajas que nos aportan los eventos híbridos no son solo para ahora, sino también para el futuro. De hecho, la industria de eventos híbridos ha aumentado durante el último año y seguirá creciendo en el futuro. La pandemia de Covid-19 nos ha concienciado que las cosas pueden cambiar de la noche a la mañana y aun así, la tecnología está de nuestro lado y nos permite adaptarnos y evolucionar.

Mientras en todo el mundo estamos intentando recuperar nuestra vida al aire libre, los eventos híbridos nos ofrecen la oportunidad de mantenernos seguros.

El equipo de profesionales de PGR Marketing & Tecnología trabajamos conjuntamente cuidando hasta el más mínimo detalle y aportando las ideas más innovadoras y creativas con el fin de convertir cada evento de empresa, hasta en los momentos más difíciles, en una experiencia inolvidable.

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