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Cómo crear un evento híbrido exitoso

22/10/2021 | PGR

En este artículo te ofrecemos las claves para que tu evento híbrido sea un éxito. Una vez establecidos los objetivos y determinados los elementos que necesitas incluir en tu evento híbrido, es hora de comenzar a planificar el programa.

En este artículo analizaremos algunos desafíos comunes a los que nos enfrentaremos y cómo resolverlos, así como también cómo crear la agenda perfecta y mantener a los asistentes comprometidos.

Propósito

Es imprescindible plantear el propósito antes de perfilar el evento. ¿Para qué sirve el evento? Se deben estudiar las siguientes opciones, pudiendo decidir una o varias de ellas: entretener, inspirar, educar o convencer.

Un evento, dos experiencias

Los eventos híbridos son un acto de equilibrio entre asistentes presenciales y virtuales. Por un lado, tendrás que entregar tu contenido de manera diferente a ambos grupos. Deberás asegurarte de que tu servicio de transmisión de vídeo esté funcionando correctamente y que tus presentadores estén preparados para ser grabados y hablar frente a una cámara. Sin embargo, el objetivo no es que tu evento híbrido se perciba como dos eventos completamente diferentes: es un evento con dos experiencias. Asegúrate de que los contenidos sean relevantes y coherentes para los asistentes presenciales como virtuales, y no fuerces el seguimiento de actividades conjuntas que no sean viables y que aíslen a un grupo de la participación.

Es más fácil cerrar una pantalla que salir de un edificio. Por eso hay que dedicar un gran esfuerzo a que los asistentes virtuales se sientan involucrados. Las audiencias virtuales son las que más sufren de #FOMO (Miedo a perderse), muchos querían estar allí, pero no pudieron. Para ellos, este evento podría ser como ver una fiesta a la que no fueron invitados. Así que dales algo especial, que funcione en la distancia. Podría ser contenido especializado, mayor participación a través de su pantalla o pases entre bastidores. Un placer por hacer el esfuerzo.

La audiencia de la pantalla posiblemente querría asistir presencialmente, pero aun así obtienen una excelente experiencia especialmente seleccionada para ellos. En el terreno más real, si los asistentes reciben en su casa un kit diseñado para el evento con productos de merchandising, un aperitivo o algún objeto relacionado con la experiencia ofrecida online, sentirán que son una parte importante del evento.

Del mismo modo, la audiencia en vivo a menudo verá el evento después para obtener la información adicional que se perdió mientras estaban participando en directo.

Planifica los diferentes recorridos posibles de los asistentes presenciales y virtuales, ofreciendo rutas de registro diferenciadas, para que ningún asistente se registre para las sesiones incorrectas o reciba mensajes que corresponden a otra audiencia.

El contenido

Como se mencionó anteriormente, el contenido es esencial en el evento híbrido. Asegúrate de que los asistentes virtuales y en persona estén igualmente comprometidos. Aquí es donde entra en juego la mentalidad de “un evento, dos experiencias”. No se puede ofrecer el mismo contenido de la misma manera para ambos grupos. Aquí hay algunas ideas sobre cómo ofrecer contenido de manera diferente para los asistentes virtuales y en persona:

Coordinador en el lugar del evento dedicado exclusivamente a los asistentes virtuales

Uno de los coordinadores del evento debería de dirigirse solo a los asistentes virtuales, presentando las sesiones, hablándoles de las posibilidades de su recorrido virtual, facilitando los contactos o transmitiendo preguntas de los asistentes en línea en las sesiones presenciales.

Crea contenido separado para sus asistentes virtuales

Algunas de las sesiones, como su presentación principal, serán vistas tanto por los asistentes presenciales como virtuales. Pero cuando en el lugar del evento se ofrezca un desayuno o una sesión de networking interactiva, los asistentes virtuales deberán acceder a alternativas como vídeos, entrevistas exclusivas, visitas virtuales al espacio del evento, etc.

Ofrece contenido bajo demanda

Como se mencionó anteriormente, mantener la atención de un asistente frente a la pantalla de un ordenador es mucho más difícil que mantener la atención de un asistente en el lugar del evento.

Es posible que tus asistentes virtuales tengan que tomar más descansos a lo largo del día o que solo puedan unirse al evento durante una o dos horas seguidas. Asegúrate de que la mayor parte de tu contenido se ofrezca a demanda para que los asistentes virtuales puedan acceder a él en un momento más conveniente.

Mantén a todos al tanto y entusiasmados con su agenda

Durante un evento en presencial, es bastante común anunciar a los asistentes qué sesiones o temas se presentarán después de un descanso. Asegúrate de ofrecer esta misma experiencia a los asistentes virtuales. El representante virtual en el lugar del evento recordará a sus asistentes virtuales el horario de la agenda, para que estén seguros de que asistirán a la próxima sesión. Puedes usar una experiencia de aplicación ludificada para mantenerlos entretenidos durante el descanso y emocionados para la próxima sesión.

Los tiempos

¿Cuánto durarán las sesiones?

¿Tus sesiones serán de una hora? ¿Media hora? ¿15 minutos? ¿Varias longitudes? Deben ser lo suficientemente largos como para que se pueda compartir toda la información que has preparado, pero lo suficientemente concisas para que los asistentes virtuales permanezcan concentrados y comprometidos.

¿Cuántas sesiones por día?

No abrumes a las personas con información y contenido. Es más probable que los asistentes en el lugar del evento quieran participar en más sesiones, ya que viajaron una gran distancia para asistir en persona. Sin embargo, es probable que los asistentes virtuales tengan un período de atención más corto al estar frente a la pantalla de un ordenador. Como regla general, los eventos virtuales no deben durar más de 3-4 horas. Los asistentes simplemente no se conectarán durante una jornada de ocho horas como lo harían en un evento físico.

Una solución a este problema es ofrecer menos sesiones en vivo por día para tus asistentes virtuales, añadiendo la oferta bajo demanda para que puedan acceder durante el evento o más adelante.

La comunidad

Los asistentes presenciales tienen la ventaja de experimentar la comunidad de primera mano en un evento. Es mucho más fácil para ellos establecer contactos en persona, tener conversaciones orgánicas y establecer conexiones. Sin embargo, también hay formas de acercar esta comunidad a la audiencia virtual.

Incorpora encuestas en vivo y preguntas y respuestas en sus sesiones

Conecta tus audiencias virtuales y presenciales con herramientas como sondeos en vivo. Durante una sesión, anima a ambas audiencias a enviar preguntas y responder a los temas de la encuesta para que se involucren y puedan interactuar entre sí. Tu asistente virtual puede hacer una pregunta que nunca pasó por la mente de su asistente en el sitio o viceversa. Esta es una gran oportunidad para obtener más conocimientos y comentarios.

Crea sesiones virtuales colaborativas

Si los asistentes en persona están en sesiones grupales, brinda a tus asistentes virtuales la misma oportunidad. Muchos proveedores de transmisión virtual pueden crear salas de grupos de trabajo dentro de la reunión. Reúne a tus asistentes virtuales y pídeles que se conecten en grupos más pequeños para que también puedan construir esa comunidad.

Patrocinio

Los fondos de patrocinio son vitales para cualquier programa de eventos. Por lo tanto, tus patrocinadores deben recibir el mismo (o más) valor de tu evento híbrido que recibirían de un evento únicamente presencial. Hay muchas formas de visibilizar a los patrocinadores frente a los asistentes virtuales y en persona y crear un alto valor. Estas son algunas ideas:

    1. Anuncios de banner de aplicaciones móviles
    2. Notificaciones push
    3. Sesiones patrocinadas
    4. Página de patrocinadores del sitio web del evento
    5. Anuncios patrocinados antes de acceder al contenido a demanda

Análisis de los datos

Tus acciones posteriores al evento son tan importantes como lo que haces durante un evento.

Organizar un evento es una gran oportunidad para recopilar información. Asegúrate de enviar una encuesta posterior al evento para tener una idea de qué contenido resonó en las personas y cómo se sintieron sus asistentes acerca de sus experiencias en directo frente a los virtuales. Además, analiza los datos de los asistentes durante el evento. Asegúrate de hacer un seguimiento con los asistentes que participaron en muchas sesiones, hicieron muchas preguntas o se comprometieron con sus patrocinadores, porque ellos necesitarán más información después del evento.

El equipo de profesionales de PGR Marketing & Tecnología trabajamos conjuntamente cuidando hasta el más mínimo detalle y aportando las ideas más innovadoras y creativas con el fin de convertir cada evento de empresa, hasta en los momentos más difíciles, en una experiencia inolvidable.

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