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Lecciones aprendidas después de medio año de eventos virtuales

05/02/2021 | PGR

No es un secreto que este es un momento difícil para las agencias de marketing y de eventos. A estas alturas, todos somos conscientes de que tenemos que pasar de los eventos presenciales a los virtuales, pero saber cómo llegar y cómo conseguir el resultado deseado es más fácil en la teoría que en la práctica.

Actualmente, estamos descubriendo sobre la marcha, experimentando con nuevas tecnologías, y aprendiendo a fallar rápidamente. Los cinco consejos más importantes que hemos aprendido hasta ahora sobre los eventos virtuales son los siguientes:

Tener siempre un plan B... y hasta un plan C

Por ejemplo, si teníamos programado una experiencia de cena en persona, nuestro plan B podría ser el siguiente: organizar el evento virtualmente teniendo a un famoso chef en directo, impartiendo una clase de cocina en un estudio profesional sobre una de sus recetas. Como parte de esa experiencia, también enviaríamos a los asistentes kits de comida para cocinar junto al chef, pero cada uno desde su casa.

Además, tenemos que tener también una tercera opción y si las dos primeras van mal, pasar al plan C que, en este caso, sería hacer que el chef filmara el vídeo el mismo en su propia cocina, seleccionar una receta que se centrara en los alimentos básicos de la despensa y enviar tarjetas de regalo a todos los asistentes para comprar los ingredientes necesarios en los supermercados que nos patrocinan.

Tanto los kits de comida como el vídeo producido por el estudio serían una opción maravillosa que, en el caso de pasar a la última opción, nos permitiría, aun así, conectar con nuestros clientes de una manera significativa.

El contenido por la experiencia

Según Forbes, la plataforma de programación Doodle ha visto un "296% de aumento en las reuniones de grupo para happy hours solo virtuales, horas de cóctel, eventos sociales de vino/cerveza/bebidas", y un "100% de aumento en las clases virtuales como yoga, baile, ejercicio, entrenamiento, fitness, aeróbicos y pilates".

Considera la posibilidad de cambiar tu próximo evento de contenido por una experiencia virtual práctica, como una cata de vinos, un taller de manualidades o, como hemos hecho con alguno de nuestros clientes, un scape room. Una buena idea es que un ejecutivo de tu empresa hable en la parte superior del evento o pedirle a tus representantes de ventas que interactúen con los clientes en vídeo o en un chat en vivo, respondiéndoles preguntas o dudas acerca de tus soluciones.

Te decimos esto porque, cada vez más los responsables de IT prefieren asistir a eventos virtuales.

No tengas miedo de cometer errores

Lanzar un evento que no está planeado al 100% puede ponerte nervioso, pero estamos aquí para animarte a hacerlo. Necesitas moverte rápidamente en tiempos de cambio.

Una vez que tengas un "MVP" (producto mínimo viable), adelante y lánzalo. Pon tu producto en el mercado para ver cómo tus clientes están recibiendo la idea. Toma nota de lo que está resonando y lo que no, y usa esa retroalimentación para adaptarte continuamente.

Con algunos de nuestros eventos virtuales iniciales, comenzamos en pequeño apuntando nuestro "MVP" a un solo mercado. Luego reunimos la retroalimentación de los interesados internos y externos sobre cómo ese evento estaba resonando con los clientes. Una vez que pudimos incorporar algunos de esos comentarios, ampliamos nuestros esfuerzos para dirigirnos a un público más amplio y regional.

En esa misma línea, no tengas miedo de probar algo diferente. Atrévete con los webinars y eventos online. Los tiempos de restricción pueden generar creatividad.

Comunicarse y colaborar

Debemos tener en cuidado de no estar abrumando a nuestros clientes con demasiadas ofertas, puesto que, actualmente llegan muchísimos correos electrónicos invitándoles a muchísimos webinars y eventos.

Dado que la mayoría de las personas están teletrabajando en este momento, asegúrate de tener los canales adecuados para facilitar un diálogo abierto y continuo con tus clientes. Esto podría hacerse a través de videoconferencias semanales o utilizando las distintas plataformas como Cisco Webex o Zoom como chats para comunicarse.

En nuestro caso, hemos aumentado las comunicaciones en nuestro canal interno con nuestro equipo de generación de demanda. Permitiéndonos estar igual de unidos que si estuviésemos en la misma oficina, compartiendo dudas sobre los proyectos y actualizaciones de nuestros clientes.

Prueba todo

Preparar la tecnología para un evento virtual puede ser una tarea desalentadora. Mientras probábamos nuestras nuevas plataformas, encontramos numerosos problemas que podrían haber descarrilado nuestros eventos si no se descubrían.

Si tu evento involucra ponentes externos, es muy importante que el día antes se realicen las pruebas pertinentes para no tener ningún tipo de problema cuando estéis en directo. Por ejemplo, haz una simulación con tus compañeros de departamentos para comprobar que el webinar o el evento virtual funciona como debería. Finalmente, invita a tus oradores externos para la prueba.

Esto puede parecer muy tedioso para un evento, pero asegurarse de que todos se sienten cómodos con la tecnología. Eso asegurará que todo funcione sin problemas el día del seminario.

El equipo de profesionales de PGR Marketing & Tecnología trabajamos conjuntamente cuidando hasta el más mínimo detalle y aportando las ideas más innovadoras y creativas con el fin de convertir cada evento de empresa, hasta en los momentos más difíciles, en una experiencia inolvidable.

 

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