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Atrévete con los Webinars y los Eventos Online

16/06/2020 | PGR

Conocemos los webinars desde hace mucho tiempo. Sabemos que los contenidos audiovisuales están ganando terreno. Desde el mes de marzo de este año, son la mejor herramienta que las empresas disponen para mantener el contacto con sus leads y clientes. Por fin vas a lanzarte. No es difícil, sólo que hay que tener algunas cosas en cuenta para no arruinar el momento.

Lo primero es afrontarlo con ganas, asumiendo los numerosos beneficios que nos va a aportar la comunicación con nuestros clientes a través de un webinar:

  • Nos ayuda a mantener viva y actualizada nuestra lista de leads. Cada persona que se registra es un nuevo contacto en nuestra base de datos.
  • Impartir seminarios online te posiciona como experto, como un profesional en quien confiar y una fuente de información en tu sector. Compartir esa información con tus potenciales clientes te permite ajustar tu discurso a sus necesidades concretas y te ayuda definitivamente a solventar dudas sobre tu oferta.
  • Si lo grabas, te servirá como contenido de valor que puedes seguir compartiendo y viralizando con tus potenciales clientes.
  • Los participantes demuestran registrándose su interés en tu oferta, se auto convierten en qualified leads, facilitando el nurturing y su conversión.
  • Cada webinar nos brinda una oportunidad de dar a conocer nuestra marca.

En este artículo vamos a darte algunas claves en forma de checklist para que tu experiencia y la de tus clientes sea lo mejor posible:

Días antes del webinar

  • Escoge la plataforma que mejor se adapte a tus necesidades, pruébala y asegúrate que ofrece las funcionalidades básicas que necesitas: vídeo, conexión de audio por el dispositivo o por teléfono, si admite animaciones en las presentaciones, si tiene un apartado para preguntas y respuestas, chat, compartir pantalla, etc.
  • Cuando prepares la presentación debes asegurarte de reducir al máximo el tamaño del archivo comprimiendo las imágenes.
  • Debes repasar las animaciones, comprueba que las lanzarás con un clic y no automáticamente “con la anterior”.
  • Debes tener la presentación lista, cargada en la plataforma y ensayada al menos 24 horas antes.
  • Si vas a abrir un turno de preguntas y respuestas, que sean siempre por escrito. No es una buena idea abrir el audio a los participantes.
  • Prepara 3 o 4 preguntas por si nadie participa.
  • Es muy recomendable contar con un presentador que haga la introducción, te dé paso y sea quien lea las preguntas de la audiencia.

El día del webinar

  • Si presentas desde tu casa, pide a los que conviven contigo que no usen Internet durante la presentación, al menos que no abusen del ancho de banda con, por ejemplo, descargas o videostreaming.
  • Busca un espacio neutro y silencioso, sin un fondo que pueda distraer la atención.
  • Comprueba la iluminación para que no salga ningún punto de luz (lámparas encendidas o ventana sin cortinas) y comprueba que tienes la cara correctamente iluminada.
  • Recuerda situar la cámara centrada y a la altura de los ojos. Si es necesario utiliza algunos libros para levantar tu portátil.
  • Asegúrate que nadie entrará o interrumpirá durante el webinar. Pon un cartel en la puerta.

Una hora antes del webinar

  • Apaga, pausa o inhabilita cualquier aplicación que pueda interferir o restar ancho de banda.
  • Asegúrate que no hay descargas, copias de seguridad, actualizaciones, etc., programadas antes o durante el webinar.
  • Utiliza un ratón externo silencioso, no uses el touchpad de tu portátil, sobre todo si vas a utilizar el micrófono integrado u otro muy sensible, porque genera molestos ruidos de fondo.
  • Si vas a proyectar algún vídeo, es preferible tenerlo ya cargado en la plataforma o preparado en el reproductor.
  • No dejes tu móvil encima de la mesa sin estar apagado o en modo vibración.

Empieza el webinar

  • Entra en la plataforma al menos 45 minutos antes del inicio del webinar.
  • Comprueba que el audio y el vídeo de todos los presentadores funcionan correctamente.
  • Comprueba por última vez la presentación.
  • Según hayas establecido, los oyentes pueden conectarse 15 o 30 minutos antes del inicio. Desde entonces, deja la portada de tu presentación fija. Mientras no inicies el directo, no te oirán ni verán, pero si verán la presentación.
  • Recuerda iniciar la grabación del webinar.
  • Ajusta la posición y distancia de la cámara.
  • El presentador deberá iniciar el webinar puntualmente, dar la bienvenida explicar el formato y funcionamiento de este, presentarte y darte paso.
  • Agradece la presentación, saluda a los participantes e inicia tu presentación.
  • Habla alto y claro, mira a la cámara siempre que sea posible (no a la pantalla) y sonríe de vez en cuando.
  • Controla el tiempo de cada diapositiva e intenta ceñirte a la duración programada del webinar.
  • No contestes preguntas durante tu presentación.
  • Deja 10 o 15 minutos para las preguntas y respuestas.
  • Al final, da paso al presentador para que te lance las preguntas.

Después del webinar

  • El presentador debe despedir, agradecer a los participantes y cerrar el webinar.
  • No desconectarse una vez se ha cortado la transmisión en vivo. Aprovecha para comentar brevemente con el presentador cómo ha ido y si hay algún aspecto a mejorar.
  • Si han quedado preguntas sin responder, toma nota de ellas, para poder responderlas por correo electrónico.
  • Prepara un email de seguimiento, agradeciendo la participación y adjunta un enlace a la grabación.

Siguiendo estos sencillos pasos, tu webinar será un éxito. Si necesitas saber más o quieres que te ayudemos con tu estrategia de seminarios online, contacta con nosotros.

PGR tiene una dilatada experiencia en campañas de captación de leads y contenidos para Lead Nurturing. Trabajamos con las mejores plataformas y medios para asegurar el éxito de todas tus campañas de marketing.

 

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